Fallstudie:
Automatisierter Zahlungsverkehr - Sparkasse Krefeld

 Zusammenfassung der Fallstudie

 Hintergrund

Entgegen vieler Prognosen nimmt die Anzahl von Zahlungsbelegen auf Papier in Deutschland deutlich langsamer ab, als es die Zahl der Online-Konten vermuten lässt. Daher setzte sich das Institut 1999 das Ziel, seine Prozesse im Zahlungsverkehr langfristig effizienter und sicherer zu gestalten.

Dabei spielte die Automatisierung der Unterschriftenprüfung eine entscheidende Rolle. Zu diesem Zeitpunkt erfolgte die Archivierung von Unterschriftenkarten dezentral, weshalb auch die Prüfung von Unterschriften den einzelnen Bereichen vorbehalten blieb. "Unser damaliger Prozess zur Unterschriftenprüfung beinhaltete eine ganze Reihe von Problemen, die erst bei näherer Betrachtung deutlich hervortraten", so Gottfried Jütten, Projektleiter des Projektes "Elektronisches Unterschriften Management" und Projektorganisator bei der Sparkasse Krefeld.

"Unseren Kunden konnten wir beispielsweise nicht die gewünschte Servicequalität bieten. Einerseits registrierten wir lange Laufzeiten der Überweisungsaufträge, andererseits wunderte sich der Kunde, wenn die Prüfung seiner Unterschrift außerhalb seiner Stammfiliale plötzlich zum Problem wurde." Das Projektteam "Elektronische Unterschriftenprüfung" sollte eine zukunftssichere Lösung schaffen, die es den Mitarbeitern im Vertrieb ermöglicht, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, den Prüfprozess sicherer zu machen und gleichzeitig die Kosten für den Prüfvorgang deutlich zu senken.

"Wir hatten die Aufgabe, für unser Gesamthaus ein einheitliches Verfahren zur Prüfung von Unterschriften zu finden", so Gerd Knorreck, Abteilungsleiter Technischer Service der Sparkasse Krefeld. Die Suche nach der geeigneten Komplettlösung führte die Sparkasse Krefeld schließlich zu Kleindienst Solutions, einem der führenden Systemintegratoren für Dokumentenmanagement-Lösungen und Spezialist für elektronische Belegerfassung in Finanzinstituten als Generalunternehmer, und den Prüfsystemen für Unterschriften des Geschäftsbereiches Identifikationssysteme von synfis (dieser wurde Anfang 2001 Teil von SOFTPRO).

 Evolution der Unterschriftenprüfung

Seit Mitte der achtziger Jahre ermöglichen Belegerfassungssysteme die visuelle Prüfung mit Rechnerunterstützung. Dazu werden Unterschriften digitalisiert und in Datenbanken gespeichert. Die Zahlungsbelege werden ebenfalls über Hochleistungsscanner im Back-Office erfasst. Diese sind in der Lage, Tausende von Überweisungen oder Schecks innerhalb einer Stunde einzulesen. Eingelesen wird dabei das Bild der Unterschrift - das statische Ergebnis des Schreibvorganges. Der Mitarbeiter des Kreditinstitutes kann anschließend visuell am Bildschirm die Referenzunterschrift mit der Unterschrift des Beleges vergleichen. Verwirrend ist, dass zuweilen diese Stufe bereits als "automatische Unterschriftenprüfung" bezeichnet wird. De facto wird die Automatisierung erst durch einen maschinellen Vergleich geschaffen, so dass der Mitarbeiter des Kreditinstitutes sich ausschließlich auf die Zweifelsfälle konzentrieren kann, die von einer automatischen Weiterverarbeitung aus unterschiedlichsten Gründen ausgeschlossen wurden.

 Zeichnungsrechte

Neben der Unterschrift spielen für die Belegprüfung auch die Zeichnungsrechte eine entscheidende Rolle. Bei Geschäftskonten ist es häufig üblich, dass eine zweite Person einen Beleg zu unterzeichnen hat. Mittlerweile gibt es immer kompliziertere Zeichnungsrechte, wer mit wem in welchem Zeitraum bis zu welcher Betragshöhe unterzeichnen darf. Die Prüfung dieser Punkte unterbleibt häufig, da sie besonders zeitaufwendig ist. In der Regel verlassen sich die Kreditinstitute auf die Prüfung der Kontobewegungen durch den Konteninhaber und verfolgen nur etwaige Reklamationen.

 Alternative zur Neuerfassung von Unterschriften

Je besser die Qualität der Referenzdaten, desto effizienter ist der Vergleich von Unterschriften.

Die alten Unterschriftskarten der Sparkasse Krefeld waren selbst für eine visuelle Prüfung am Bildschirm nur bedingt geeignet. Schon bei einem visuellen Vergleich mit aktuellen Unterschriften fiel auf, dass die erfassten Referenzunterschriften größtenteils veraltet waren und sich teilweise in schlechter Qualität befanden. Man entschied sich daher für einen kompletten Neuanfang. Dabei wurden rund 350.000 Referenzunterschriften der Geschäfts- und Privatkunden und deren Zeichnungsrechte neu erfasst. "Unser Ziel war es, die automatische Prüfung mit bestmöglichem Datenmaterial zu starten" argumentiert Gottfried Jütten.

Ob eine komplette Neuerfassung sinnvoll ist, muss von Fall zu Fall entschieden werden. Die Sparkasse Krefeld profitiert heute von einer modernen Formulargestaltung. Es wurde von vornherein berücksichtigt, dass die Unterschriften in hoher Qualität digitalisiert werden sollen und weitgehend auf störende Hintergründe, Linien oder gedruckte Texte verzichtet. Andere Kunden tendieren zu sukzessiven Lösungen und erfassen sogenannte Varianten. Dabei stellen sie in der Referenzdatenbank einer - eventuell bereits Jahrzehnte alten - Referenzunterschrift eine aktuelle Unterschrift aus dem laufenden Geschäftsprozess zur Seite. Für dieses Verfahren werden die Unterschriften von Überweisungen aus dem elektronischen Zahlungsverkehrssystem verwendet.

Erkennt das Unterschriftenprüfsystem eine Unterschrift nicht als mit dem Muster in der Datenbank übereinstimmend an, erscheint der Beleg im Zahlungsverkehrssystem - EBS 2000 von Kleindienst integriert mit SOFTPRO's SignPlus® - zur visuellen Prüfung. Der visuelle Vergleich bei der Prüfung von Rückweisungen aus der automatischen Verarbeitung erfolgt durch einen Abruf aus der Datenbank, wobei Unterschriften und Dokument (Überweisung) in Browser-Fenstern angezeigt werden. Neben der Verwaltung komplexer Zeichnungsrechte werden Veränderungen an diesen Rechten im Rahmen einer sogenannten Historisierung jederzeit nachvollziehbar festgehalten.

 Fazit

Im Herbst 2002 zog die Sparkasse Krefeld eine interne Bilanz ihres Projektes "Elektronische Unterschriftenprüfung". Demnach wurde der manuelle Aufwand für die Unterschriftenprüfung im Institut auf ein Minimum reduziert. Der Arbeitsprozess konnte deutlich beschleunigt werden. Die erhofften Einsparpotentiale sind realisiert. Die Arbeitszeit von zwölf Mitarbeitern (im Fachjargon kurz als MAK oder Mitarbeiterkapazität bezeichnet) steht innerhalb des Institutes nun für höherwertige Aufgaben zur Verfügung. Das Projekt gilt heute als Visitenkarte für die erfolgreiche Einführung der automatischen Unterschriftenprüfung bei Sparkassen, insbesondere der Sparkassen Informatik-Gruppe.

Gerd Knorreck: "Die Geschäftsstellen haben durch eine effiziente Entlastung von Routinearbeiten die Chance, ihre freien Kapazitäten auf die verstärkte individuelle Betreuung ihrer Kunden zu fokussieren." Gottfried Jütten hat bereits eine klare Vorstellung der nächsten Schritte: "Wir erwägen die engere Verknüpfung unserer Unterschriftenprüfung mit Prozessen aus dem Dokumentenmanagement. Dort spielt die verlässliche Authentifizierung von elektronischen Dokumenten eine immer bedeutsamere Rolle." Außerdem sieht Herr Jütten weiteres Einsparpotential durch den Einsatz von Schreibtabletts zur direkten Erfassung und Prüfung von Unterschriften am Schalter oder Arbeitsplatz. Für eine Reihe von Anwendungen sei es von großem Interesse, dabei zusätzlich messbare biometrische Merkmale einer Unterschrift, wie Schreibdruck und –geschwindigkeit, zur Prüfung zu nutzen.

Downloads