SignDoc - Funktionen

SignDoc sichert elektronische Dokumente durch das Signieren mit eigenhändiger Unterschrift. Die Unterschrift wird dazu während des Unterschreibens auf Schreibtabletts oder Tablet PCs digitalisiert und die Unterschriftsdaten mit dem Dokumenteninhalten verbunden und versiegelt. So ermöglicht SignDoc einen "grünen Workflow" ohne Papier. Bitte machen Sie sich mit den zahlreichen Funktionalitäten von SignDoc vertraut. Nähere Informationen erhalten Sie durch Anklicken der nachfolgenden Anker-Links.

• PDF und TIFF - in einem Client
• PDF - in einer speziellen Version wenn Sie bereits Adobe LiveCycle oder Adobe Acrobat einsetzen
• DOC (Microsoft Word)

Screenshots des SOFTPRO's SignDoc Rich Client Klicken Sie bitte das Bild an, um eine große Ansicht des Screenshots in einem weiteren Browserfenster zu sehen.   Ausfüllen und Unterschreiben eines PDF-Dokumentes Unterschreiben eines TIFF-Dokumentes

Neu seit Version 3.1: Jedes Dateiformat kann mit SignDoc unterschrieben werden   Einfach die gewünschte Datei in der entsprechenden Anwendung anzeigen lassen und über das Druckermenü den "Softpro PDF & TIFF Converter" auswählen. Die Datei wird wahlweise in das Format PDF oder TIFF umgewandelt und an einem Ort ihrer Wahl abgespeichert und anschließend direkt in SignDoc angezeigt. Jetzt kann die Datei sofort elektronisch unterschrieben werden. Diesen Service bietet SignDoc ohne Zusatzkosten. Die Dateienkonvertierung ist Teil der Standardfunktionalitäten von SignDoc.

• Benutzerschnittstelle sehr flexibel konfigurierbar durch Initialisierungs-Dateien (SignDoc) und Eigenschaften (SignDoc Web)
• Einfache und leichtgewichtige Verteilung der Anwendung über das Web (SignDoc Web) oder durch raschen Setup (SignDoc)

• Eine einfache Datei-basierte Dokumentenmanagement-System (DMS) Komponente ist Teil der SignDoc Web Demo-Installation. Dokumente lassen sich speichern und können später durch eine klar kennzeichnende Identitätsnummer abgerufen werden.
• Mit SignDoc Web können Dokumente direkt über eine Internetadresse (Unique Ressource Locator, URL) abgerufen werden. Dokumente und Dokumentenvorlagen können so über das gesamte Unternehmensnetzwerk und/oder für externe Partner bereit gestellt werden.
• SignDoc ermöglicht auch das Arbeiten ohne dauerhaften Webzugriff: So werden online Dokumente aus dem Web geladen, offline bearbeitet (beispielsweise bei Kundenbesuchen) und erst später, wenn der Anwender wieder online ist, hochgeladen.
  Insbesondere die Online/Offline-Fähigkeit ist sehr beliebt im mobilen Vertrieb und bei Service-Dienstleistern. Der Außendienst kann unabhängig vom Webzugriff vor Ort arbeiten und zu geeignetem Zeitpunkt die Daten an die Vertriebsorganisation zeitnah übertragen.
• Da alle notwendigen Daten im PDF-Dokument selbst hinterlegt sind, kann dieses wieder in den Dokumentenworkflow aufgenommen werden und wird danach von SignDoc Web auf dieselbe Art- und Weise verwaltet wie dies bei einem reinen Online-Szenario der Fall gewesen wäre.

Automatisches Einfügen von Unterschriftenfeldern

Elektronische Dokumente sind sehr oft mit eingebetteten Formularfeldern ausgestattet, die unter Verwendung von SignDoc ausgefüllt werden können. In diesem Fall versiegelt die Unterschrift nicht nur die Dokumentenstruktur sondern sichert auch die eingefügten Inhalte.

In allen Anwendungsfällen in denen Dokumente dynamisch aus Unternehmensdaten generiert werden, müssen Signaturfelder in der Regel automatisch in die Dokumente eingefügt werden. SignDoc ermöglicht es Unterschriften automatisch an Stellen einzufügen, die durch spezifische Textmarken gekennzeichnet werden. Die relative Position und Größe jedes Signaturfeldes bezüglich der Textmarke kann in einer leicht zu verstehenden und einfach benutzbaren Initialisierungsdatei konfiguriert werden.
 

• Ausfüllen elektronischer Formulare im SignDoc Rich Client oder im SignDoc Web Browser Client
• Modern und elegant designte grafische Benutzeroberfläche mit einstellbarer Werkzeugleiste (SignDoc), die genügend Raum für die Darstellung des eigentlichen Dokumenteninhalts auf dem Bildschirm lässt
• Flüssiges Arbeiten auch mit sehr umfangreichen Dokumenten die rasch laden und schnell überschaut werden können (zügige Darstellung des Gesamtdokumentes ohne lästige Wartezeiten)
• SignDoc Web ermöglicht eine enorm leichtgewichtige Ultra-Thin Browser Anwendungen: Nur die geänderten Formular-Felder und erfasste Unterschriften können über das Netzwerk verschlüsselt übertragen werden, das Dokument selbst verbleibt in der sicheren Back-Office Umgebung
   

In SignDoc ist jetzt eine Funktionalität zum handschriftlichen Skizzieren verfügbar. Anmerkungen in sogenannter digitaler Tinte, für deren Aufzeichnung verschiedenfarbige Stifte zur Verfügung stehen, können dem Dokument hinzugefügt werden. Natürlich sind diese Anmerkungen fester Bestandteil des signierten Dokumentes. Diese Funktionalität erhöht die Anwendbarkeit von SignDoc z.B. im medizinischen Umfeld (z.B. für die Erfassung elektronischer Patientendaten und von Befunden) aber auch im Bereich von Service- und Logistikunternehmen.
 

• Selbsterklärendes elektronisches Signieren durch die eigenhändige "biometrische" Unterschrift, gespeichert als digitale Signatur in standardisiertem Format. Unterzeichnete Dokumente können in Standard-PDF-Programmen validiert werden - wie beispielsweise Adobe Reader^®
• Mehrfaches Unterschreiben: Fügen Sie so viele Unterschriftenfelder* in das Dokument ein wie erforderlich.
  *Fachbezeichnung "Signatur-Objekt"
• Unterschreiben mit einem Klick. Wer einen Tablet PC oder ein Interactive Pen Display nutzt, bekommt beim Annähern mit dem Stift an das Unterschriftenfeld ein Steuerelement ("Tool-Tipp") angezeigt: Mit einem einfachen Klick auf das Unterschriftenfeld wird das Unterzeichnen gestartet.

• Echtzeit-Unterschreiben über den Browser mit SignDoc Web wobei das Dokument selbst in der sicheren Back-Office Umgebung verbleibt
• SignDoc unterstützt die Erfassung biometrischer Daten gemäß des Standards ISO/IEC 19794-7: Biometric data interchange formats – Part 7: Signature/Sign Time Series Data. Dieser Standard wurde maßgeblich von den Experten von SOFTPRO mitgeprägt, deren Expertise innerhalb der ISO international sehr gefragt ist.
• SignDoc unterstützt die Authentifizierung von Unterzeichnern durch die eigenhändige Unterschrift. Es arbeitet mit X.509 Zertifikaten mit Eigensignatur und derer von Drittanbietern.

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