[ZWEREN] - 22. Januar 2010: Viele Jahre galt sie für den digitalen Workflow eher als lästiges Hindernis: Die eigenhändige Unterschrift. Oft musste nur noch wegen ihr Papier ausgedruckt werden und das zog einen Rattenschwanz an Aufwänden mit sich: Drucken, Scannen, Indexieren, Versenden und physikalisches Archivieren - alles Kosten- und Zeitfaktoren, die man sich gerne spart. Außerdem birgt dieser Medienbruch zahlreiche Fehlerquellen.
Neben den Kosteneinsparungen, die sich in Euro und Cent errechnen lassen, erlaubt es das elektronische Unterschreiben den Sparkassen, auch ihrer gesellschaftlichen Verantwortung zur Reduzierung der Treibhausgase gerecht zu werden: Papierlose Prozesse sind hier ein wichtiger Aspekt. Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband hat ausgerechnet, dass in den deutschen Sparkassen durch dieses Verfahren jährlich ein Papiervolumen eingespart werden kann, dass dem Leergewicht von rund vier Airbus 380 entspricht - also rund 10.000 Tonnen.
Die Sparkasse Rotenburg-Bremervörde ist in ihrem Geschäftsgebiet Marktführer. Diese Position hat sich die Sparkasse neben individuellem Service auch dank attraktiver Konditionen für Finanzierungen und Anlagen erarbeitet. Die attraktiven Angebote lassen sich jedoch nur durch ein strenges Controlling der Prozesskosten erreichen. Als eines der ersten Institute setzte die Sparkasse Rotenburg-Bremervörde auf möglichst vollelektronische Prozesse in der Verarbeitung von Dokumenten. Sobald es jedoch ans Unterschreiben ging, wurde bis Mitte 2008 noch auf den "Datenträger" Papier zurückgegriffen. Wollte der Kunde beispielsweise ein neues Konto eröffnen, gab man zunächst die Daten in das entsprechende elektronische Formular am Rechner ein und druckte es anschließend aus. Fachleute nennen den zeit- und kostspieligen Sprung von elektronischen Dokumenten zu Papier "Medienbruch". Es wurde ein Weg gesucht, wie die gewohnte und sehr persönliche Form der Willenserklärung durch die eigenhändige Unterschrift in den digitalen Workflow eingebunden werden konnte.
Digitalisierung bereits beim Unterschreiben
Mit der elektronischen Unterschrift hat die Sparkasse seit dem dritten Quartal 2008 ein innovatives Verfahren eingeführt, mit dem die Kosten gesenkt werden konnten ohne beim Kundenservice zu sparen. In den Geschäftsstellen wird nun direkt auf einem Schreibtablett unterschrieben, die Unterschrift sofort digitalisiert und zusammen mit den individuellen Merkmalen eine so genannte "elektronische Signatur" erzeugt - beispielsweise zur rechtskräftigen Eröffnung eines Kontos oder für einen Freistellungsauftrag. Entsprechende Software gewährleistet, dass jede unberechtigte Veränderung nach der Unterzeichnung erkannt wird. Lediglich der Kunde erhält noch einen Papierausdruck - für seine Unterlagen. Mit dieser Lösung ist die Sparkasse Rotenburg-Bremervörde erfolgreicher Vorreiter in der Sparkassen-Finanzgruppe.
Gemeinsam mit der Finanz Informatik und deren Partner Adobe und Softpro hat die Sparkasse die Anwendung ausführlich vorbereitet und konnte so dem Papierkrieg am Schalter ein Ende bereiten. Eine systematische Würdigung der Rechtslage hatte ergeben: Millionen Unterschriften im alltäglichen Kundengeschäft können ganz entfallen und viele weitere Millionen durch die moderne elektronische Unterschrift auf einem Unterschriftentablett ersetzt werden. Ohne einen spürbaren Verlust an Sicherheit für die Sparkassen, doch mit erheblichen Vorteilen für beide Seiten.
Unterschriften vertrauenswürdig erfassen
Seit einigen Jahren sind für die direkte Digitalisierung von Unterschriften sogenannte SignPads verfügbar. Dabei handelt es sich um Stifttabletts mit LC Display, die speziell für die hochwertige Erfassung von Unterschriften von Softpro gemeinsam mit dem Stifttablett-Spezialisten Wacom entwickelt wurden. Diese Geräte haben nichts mehr mit den "Kritzelkisten" gemein, die größtenteils heute noch bei Kurierdiensten, Servicetechnikern oder Autovermietern im Einsatz sind. Auch die meisten PDAs, die heute auf dem Markt sind, nehmen lediglich ein verpixeltes Bild einer Unterschrift auf, das sich für einen verlässlichen Vergleich nicht eignet. Unterschriften, die so erfasst werden, haben folglich keine Beweiskraft. Mit SignPads werden die Unterschriftensignale durch das Zusammenspiel eines Digitalisierstiftes und einer Sensorenmatte aufgenommen. Erfasst werden sowohl Informationen über das statische Bild der Unterschrift, als auch Daten der biometrischen Merkmale aus der Schreibbewegung - beispielsweise Geschwindigkeit und Druck.
Design und Langlebigkeit der Pads überzeugen
Siegfried Preuß, Direktor der Abteilung Dienstleistungen der Sparkasse Rotenburg-Bremervörde erläutert: "Wir entschieden uns nach sorgfältiger Auswahl für das SignPad eSignio im Zusammenspiel mit der Software SignDoc von Softpro. Beim SignPad überzeugten uns unter anderem das ansprechende Design und die Langlebigkeit. Wir sehen uns heute in unserer Entscheidung auch durch unsere Kollegen in den spanischen Sparkassen bestätigt: In 2009 nahmen die Spanier über 10.000 Geräte unseres Typs in Betrieb. Dafür wurden sie jüngst mit dem Innovationspreis des IT-Sicherheitsverbands TeleTrusT ausgezeichnet."
"Nach über einem Jahr Praxiseinsatz der elektronischen Unterschrift können wir bilanzieren, dass unsere Erwartungen erfüllt wurden: Die SignPads erweisen sich als robust und das elektronische Unterschreiben wird von unseren Kunden bestens akzeptiert. Innerhalb eines Jahres konnten wir bereits bei über 22.000 Dokumenten auf Papier verzichten. Unsere Mitarbeiter wurden effizient von Routinearbeiten entlastet und können sich verstärkt der Betreuung ihrer Kunden widmen. Jede Minute, die unsere Mitarbeiter mehr mit ihren Kunden im Gespräch verbringen können, ist für uns extrem wertvoll." In den erfassten Unterschriftsdaten liegt noch weiteres Einsparpotential: So hat die Sparkasse Rotenburg-Bremervörde noch die Möglichkeit offen, die digital aufgenommenen Unterschriften für die automatische Unterschriftenprüfung im Zahlungsverkehr einzusetzen.
Ein beweiskräftiges Verfahren
Überall dort, wo es keine rechtliche Vorschrift zur Anwendung der Schriftform gemäß Paragraf 126a Bürgerliches Gesetzbuch gibt, können so genannte fortgeschrittene elektronische Signaturen, die auf eigenhändigen Unterschriften basieren, verwendet werden. Führende Mitarbeiter des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie sehen diese Form elektronischer Signaturen für 98% aller Geschäftsvorfälle geeignet. Unter diese „formfreien Vereinbarungen“ fallen etwa die Eröffnung eines Kontos, die Beantragung einer Versicherung oder das Ausstellen von Empfangsquittungen.
Elektronische Dokumente erhalten direkt mit der Unterzeichnung eine individuelle Zeichenkette angehängt – einen so genannten Integritätswert (Fachbegriff „Hash Wert“), damit jede unbefugte nachträgliche Veränderung entdeckt werden kann. Sichergestellt wird auch, dass die Unterschrift des Kunden ausschließlich mit dem elektronischen Dokument verbunden bleibt, das er unterzeichnet hat. So verliert einerseits ein Dokument seine Gültigkeit, wenn Unterschriften aus ihm entfernt werden, anderseits lassen sich auch die Unterschriftsdaten nicht in andere Dokumente hineinkopieren.
Entscheidend für die Beweiskraft derart erstellter Dokumente ist die Sicherung der Authentizität und Integrität im jeweiligen Prozess. Ein Dokument kann nachträglich unter zwei Aspekten geprüft werden: Sowohl die korrekte Zuordnung eines Unterzeichners (Authentizität) wie auch die Unverfälschtheit (Integrität) lassen sich beweisen.
Ganzheitlicher Lösungs-Baukasten
Komponenten der ganzheitlichen Lösung am Beispiel der Sparkasse Rotenburg-Bremervörde:
- An den Arbeitsplätzen wurden für die Aufnahme von Unterschriften Schreibtabletts des Typs SignPad eSignio installiert.
- Die elektronischen Formularvorlagen im so genannten PDFplusX-Format stammen vom Deutschen Sparkassenverlag. Sie werden über den Adobe LiveCycle Dokumentenserver zur Verfügung gestellt. Die Bearbeitung erfolgt im Adobe Acrobat Reader.
- Die Technologie zur Erfassung und Prüfung von Unterschriften stammt vom weltweit führenden Anbieter in diesem Segment, der in Böblingen ansässigen Firma Softpro. Deren populäres Signatur-Produkt SignDoc wurde dazu eng mit Adobes Technologie für Digitale Signaturen verzahnt. "Die SignDoc-Produkte bieten eine hervorragende Ergänzung zum Portfolio von Adobe - insbesondere unserer LiveCycle Produktfamilie." so Hans Dahmen, Sales Manager Solution bei Adobe Systems. Softpro ist einziger auch von Adobe zertifizierter Anbieter für die elektronische Signatur mit eigenhändiger Unterschrift unter den Anbietern für deutsche Sparkassen.
- Die aufgenommenen Daten werden als sogenannte „pdfPlusX“ Datei direkt beim Rechenzentrum der Finanz Informatik gespeichert.
- Softpro ist in den Kreditinstituten bestens durch seine Lösungen im Zahlungsverkehr bekannt, seine Produktfamilie SignPlus ist in vielen Sparkassen im Einsatz.
Anwenderprofil
| Sparkasse Rotenburg-Bremervörde | Die Sparkasse Rotenburg-Bremervörde ist mit einer Bilanzsumme von 1,7 Milliarden Euro eine der mittelgroßen der insgesamt 438 deutschen Sparkassen. Mit 18 Geschäftsstellen ist die Sparkasse im Landkreis Rotenburg (Wümme) vertreten und gewährleistet mit ihrer Vertriebsstruktur den Grundsatz der Kundennähe. Die Sparkasse ist in ihrem Geschäftsgebiet Marktführer. Diese Position hat sich die Sparkasse neben individuellem Service auch dank attraktiver Konditionen für Finanzierungen und Anlagen erarbeitet. |
